Das perfekte Event – so inszenierst du deine Veranstaltung richtig


Minoritenkirche Krems (c) TautscherEgal ob intimer Kabarett-Abend, Ausstellungseröffnung oder Mega-Musik-Festival – die Inszenierung eines gelungenen Kulturabends beginnt nicht erst auf der Bühne. Auch die Location – mit Saal, Foyer und Freigelände sind Teil eines Gesamtkunstwerks, das eine Veranstaltung erst so richtig großartig werden lässt.

Die Kolleginnen und Kollegen von eventsofa haben uns wieder ein paar Tipps und Tricks gespendet.


Das perfekte Event – so inszenierst du deine Veranstaltung richtig

Die Botschaft deiner Veranstaltung steht fest und die passende Eventlocation hast du gefunden – doch wie gelingt dir nun die perfekte Event-Inszenierung? eventsofa gibt dir ein paar Tipps und Tricks, um deine Veranstaltung perfekt in Szene zu setzen und Events als Momente zu inszenieren, in denen deine Botschaft perfekt und nachhaltig kommuniziert wird.

Eine authentische Atmosphäre um das Publikum in die richtige Stimmung zu versetzen, die passenden Requisiten, themenbestimmte Dekorationen und technische Installationen sind das A und O für die perfekte Event-Inszenierung! Um deine Gäste zu überzeugen, werden deinen Ideen und Vorstellungen keine Grenzen gesetzt.

1. Kommunikation vor, während und nach dem Event

Fest steht, um ein Event greifbarer und erlebbarer zu gestalten, musst du inszenieren und nicht nur kommunizieren. Dennoch: Die Kommunikation rund um das Event ist bereits ein wichtiger Bestandteil der perfekten Event-Inszenierung. Mit zielgenauen Botschaften gestaltest du eine Geschichte und inszenierst Erlebnisse. Mit den richtigen Kanälen erreichst du deine Zielgruppe, bereitest sie auf das Event vor und regst die Spannung an.

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Eine authentische (Live-) Kommunikation mit deiner Zielgruppe führt zu einem greifbaren und erlebbaren Event, weshalb die Interaktion während und nach der Veranstaltung mindestens genauso wichtig ist. Durch die richtige (!) Kommunikation gelingt es dir, bereits vor dem Event deine Botschaften mitzuteilen und deine Veranstaltung perfekt in Szene zu setzen.

eventsofa Tipp:  Auch auf dem Event ist die richtige Kommunikation ein wichtiger Bestandteil: Informiere deine Gäste über den groben Ablauf und mache ihnen Lust auf das was kommt!

2. Was möchte dein Kunde?

Mit deinem Event sprichst du eine bestimmte Zielgruppe an. Diese hast du bereits vorher festgelegt. Es ist wichtig, dass du weißt was deine Zielgruppe und somit dein Kunde erwartet, um dein Event danach auszurichten und deine Gäste zu überzeugen. Du musst Kernbotschaften entwickeln und dir klar machen, was du machst beziehungsweise vor allem warum du es machst.

Perfekt wäre, wenn du eine vollständige Idee hast, welche du anschließend passend und wirkungsvoll in Szene setzen kannst. Hierbei werden dir keine Grenzen gesetzt. Nutze die Event-Inszenierung, um Schwächen zu verstecken. Dramaturgie, Kontraste und eine erlebbare Geschichte bauen Spannung auf und ziehen deine Gäste in den Bann. Magic Moments helfen deiner Veranstaltung die Spannung und Stimmung aufrecht zu erhalten. Wichtig ist das richtige Timing. Klar ist, dass Irritation und Unvorhersehbares für Aufmerksamkeit sorgt und bei deinen Gästen Emotionen erweckt.

eventsofa Tipp: Breche deine eigene Struktur! Deine Teilnehmer kennen den groben Ablauf der Veranstaltung. Unvorhersehbares überrascht deine Gäste und sorgt für die richtige Stimmung! Achte jedoch immer auf das Timing, denn dein Ablauf sollte dadurch nicht stark abweichen.

3. Welchen Nutzen bringt dein Event mit sich?

Dein Event benötigt einen Nutzen! Es gehört natürlich dazu Bedürfnisse anzusprechen, die bereits vorhanden waren aber auch darüber hinaus noch wirksam sind. Jedes Event ist anders und bringt einen anderen Nutzen mit sich. Dir müssen die Bedürfnisse deiner Zielgruppe bewusst sein, diese durch dein Event ansprechen und im Vorfeld individuell darauf vorbereiten.

Unterschiedliche Events sprechen unterschiedliche Zielgruppen und somit Bedürfnisse an. Vermeide den Fehler die Struktur eines bereits gelungenen Events zu wiederholen. Orientiere dich stattdessen an den individuellen Bedürfnissen und dem Nutzen deines Events.

4. Kreativ, außergewöhnlich und überraschend

Wie bereits erwähnt wird deiner Kreativität, deinen Ideen und Vorstellungen keine Grenzen gesetzt. Es ist wichtig, dass du dir lange im Vorfeld Gedanken machst und dein Event bis ins Detail planst und organisierst. Sei kreativ, außergewöhnlich und überraschend. Deine Gäste müssen bereits bei der Einladung die Spannung verspüren und sich auf deine Veranstaltung freuen.

Diese Spannung gilt es bis zum Ende zu halten. Neben den wichtigen Magic Moments sind auch Requisiten, Dekorationen, Lichtinstallationen und das gesamte Ambiente der Location Faktoren mit denen du spielen kannst, um dein Event perfekt in Szene zu setzen. Überrasche und überzeuge deine Gäste mit einem neuartigen Event und steche mit deiner Veranstaltung hervor.

5. Zusammenfassend: Dein perfektes Event

Um dein Event perfekt zu inszenieren, musst du bereits vor dem Event mit der Inszenierung anfangen. Von Anfang bis Ende muss Spannung bestehen, deine Gäste müssen sich angesprochen fühlen, einen Nutzen aus deinem Event ziehen können und durch Momente und Erlebnisse überrascht sowie überzeugt werden.

Decke die Bedürfnisse deiner Zielgruppe auch noch nach deinem Event mit einem Nachtrag, zum Beispiel in Form eines Blogposts oder dem gemeinsamen Austausch im Internet, ab. Sei so kreativ, innovativ und außergewöhnlich wie möglich und erzähle deine Geschichte!


Dich hat der Leitfaden zur perfekten Event-Inszenierung überzeugt? Dann behalte die Tipps und Tricks von eventsofa im Auge – so kann auf deinem Event nichts mehr schief gehen!


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